MS PowerPoint क्या हैं? [What is MS PowerPoint in Hindi]

MS PowerPoint क्या हैं? [What is Microsoft PowerPoint]

MS PowerPoint क्या हैं? Introduction of Ms PowerPoint:

इस program का उपयोग presentation (प्रस्तुतिकरण) तैयार करने के लिए किया जाता है। जिसमे अनेक multimedia slide का उपयोग करके उसे किसी भी कंप्यूटर पर या प्रोजेक्टर पर show करा सकते हैं। यह MS-Office suite के साथ उपलब्ध होता हैं।

इसकी सहायता से हम अपने विचारों को image, sound, video, text और chart से सुसज्जित करके present कर सकते हैं और इस सम्मिलित तत्वों में Animation का प्रयोग करके प्रस्तुतिकरण को और भी आकर्षक बनाया जा सकता हैं। MS-PowerPoint का पहला संस्करण 22 मई 1990 में MS-Office suite में सम्मिलित किया गया। जिसे Mac एवं Window दोनों प्रकार के operating system के लिए बनाया गया हैं।

यह प्रोग्राम विशेष रूप से उन स्थान पर उपयोगी होता है जहाँ व्यक्ति अपने विचारों को दूसरों के सामने रखना चाहते हैं जैसे कि teacher, marketing advice इत्यादि व्यक्तियों के लिए यह उपयोगी होता है। यदि हम किसी product का marketing करना चाहते हैं तो उससे संबंधित जानकारियों को अलग-अलग slide में रखकर presentation तैयार कर सकते हैं। जिससे उपयोगकर्ता को उस product को खरीदने से पहले पूर्ण जानकारी प्राप्त हो जाये।

Features of MS PowerPoint in Hindi:

1. इसकी सहायता से किसी project को मूर्त रूप देने से पहले उसका presentation तैयार करके उसके लाभ एवं हानि के विषय मे चर्चा की जा सकती है।
2. अपने प्रस्तुतिकरण में विभिन्न animation, effect add करके उसे अधिक effective बना सकते हैं।
3. presentation को सरलता से समझने के लिए इसमे record sound, pre load sound, video इत्यादि को जोड़ सकते हैं।
4. Presentation के show होने के लिए automation का निर्धारण कर सकते हैं जिससे उसके सभी  slides अपने आप निर्धारण समय अंतराल में show होते रहेंगे।
5. Presentation को विभिन्न layout के माध्यम से सजा कर अधिक आकर्षक बना सकते हैं।

Creating a new Presentation in MS PowerPoint:

Presentation आपके सोच को electronic माध्यम में प्रस्तुत करने का सबसे अच्छा माध्यम हैं। Power point 2007 में presentation तैयार करने के लिए अपने को निम्न कार्य करने होते हैं 

(1). सबसे पहले अपने Power Point को open (Window-start menu) करते हैं जिससे निम्न प्रकार इसका window open हो जाता है जिस प्रकार से उपर आपको बताया गया हैं। इस window में केवल एक slide (Title slide) प्रदर्शित होता है जिसमे हम presentation के title का निर्धारण करते हैं। Presentation में नया slide जोंडने के लिए ‘Home’ tab के अंतर्गत प्रदर्शित हो रहे ‘New slide’ option पर click करते हैं जिसके अंतर्गत निम्न प्रकार के विकल्प प्रदर्शित होते है जिनका चयन हम अपने अनुसार कर सकते हैं:

इसमे प्रदर्शित हो रहे slide layout के preview में से इच्छानुसार slide को select करते हैं या ‘Duplicate Selected slide’ पर click करके current slide की प्रतिलिपि बना लेते हैं।

(2). यदि किसी file (MS-Word) इत्यादि के heading, text इत्यादि के slide के रूप में प्रयोग करना है तो इसके ‘slide form Outline….’ option पर click करते हैं। यदि disk/drive पर संग्रहित पहले से बने slide को लेना चाहते हैं तो ‘Reuse Slides…’ option पर click करते हैं।

(3). आवश्यकता के अनुसार slide insert कर लेते हैं उसके बाद उसके अंतर्गत text type करते हैं या object, graph, audio, video, clip art इत्यादि को insert करते हैं और slide को आकर्षक बनाया जाता है।

(4). slide के तत्वों पर special effect देने के लिए ‘Animation’ tab के विक्लपो का उपयोग किया जाता हैं, इस पर click करने पर यह निम्न प्रकार प्रदशित होता है:

इसके ‘custom Animation’ विकल्प के द्वारा slide के तत्व के लिए animation एवं sound का निर्धारण कर सकते हैं साथ ही ‘Slide Transaction’ भाग में दिए option के द्वारा दो slide के बीच के लिए animation एवं sound निर्धारित किया जा सकता हैं।

(5). अंत मे presentation को show कराने के लिए उक्त ribbon के ‘Preview’ button पर click करते हैं या ‘F5’ function key का उपयोग किया जाता है जिससे presentation show होने लगता है।

Different Presentation Templates in MS-PowerPoint:

MS-PowerPoint में Presentation या तो अपने स्वंय से तैयार किया जा सकता है या पूर्व निर्धारित design को Templates से प्राप्त कर सकते हैं। Template में विशेष परिस्थितियों के अनुसार किस प्रकार slide बनाया जाता है इसे expert की सहायता से पहले से तैयार करके store कर दिया जाता है इसमे अपने को जरूरत के अनुसार ही परिवर्तन करना होता है।

Templates का उपयोग करना चाहते हैं तो ‘Office’ menu से new option पर click करते हैं जिससे कि new presentation नामक dialog box प्रदशित हो जाता है जिसके window में पूर्व निर्धारित Templates निम्न चित्र की तरह प्रदर्शित होते हैं:

जिसके दूसरे भाग से MS- Office के website से online दिए गए Templates को प्राप्त कर सकते हैं।

Left side के window से ‘Installed Templates’ को select करने पर right side के window में Template  preview सहित प्रदशित हो जाते हैं। जिसमे से इच्छानुसार Template को चुनकर ‘Insert’ button पर click करते हैं तो निर्धारित Template के अनुसार presentation तैयार हो जाएगा। इसके बाद ही आवश्यकता के अनुसार उसमे परिवर्तन करके आप नया presentation तैयार कर सकते हैं।

Setting Backgrounds in MS PowerPoint:

Slides के background का निर्धारण करके हम अपने presentation को अधिक आकर्षक बना सकते हैं। Power Point 2007 presentation के background का निर्धारण करने के लिए ‘Design’ menu के ‘Background Style’ विकल्प पर click करते जिससे निम्न प्रकार इसका sub-menu open हो जाता है:

इसमें से slide के background के लिए इच्छा के अनुसार background design को चुनकर slide को background का निर्धारण कर सकते हैं। ‘Format Background’ option पर click कर background के format को अपनी इच्छा के अनुसार निर्धारण कर इसके window में जोड़ सकते हैं और कभी भी उसकी आवश्यकता पड़ने पर उसे उपयोग में ला सकते हैं।

Toolbar and Menu bar Function in (MS PowerPoint):

Power Point 2007 में menu bar में कुछ 8 menu दिए होते हैं जिनका निम्न प्रकार से उपयोग करते हैं:

(1). Home:

यह सबसे महत्वपूर्ण ribbon होता है जिनका उपयोग सबसे अधिक होता है। यह default होता है इसलिए यह word के खुलते प्रदर्शित हो जाता है। यह ribbon निम्न प्रकार प्रदर्शित होता है:

इस menu के ribbon में दिए tools के द्वारा presentation तैयार करते समय समान्यतः उपयोग में आने वाले option जैसे कि cut, copy, paste, slide, insert करना, इसी प्रकार उन्हें delete करना, slide में drawing करना, object इत्यादि insert करना एवं Bold Italic, Underline इत्यादि का निर्धारण करने से संबंधित विकल्प दिए होते हैं।

(2). Insert:

इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदर्शित होता है:

इस menu के ribbon में current Presentation में विभिन्न प्रकार के तत्व जैसे : table, picture, object, table, link, word art, symbol equation इत्यादि को insert करने के लिए विकल्प दिए होते है जिनका उपयोग हम कर सकते हैं।

(3). Design:

इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदर्शित होता है:

इस menu के ribbon में current presentation के slides के design का निर्धारण करने से संबंधित settings कर सकते हैं जैसे कि slide की दिशा, slide का themes, color, text का font, background इत्यादि option दिए होते हैं।

(4). Animation:

इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदशित होता है:

इस ribbon के tools का उपयोग current presentation के slides के तत्वों के लिए animation effect और sound निर्धारण करने के लिए किया जाता है या दो slides के बीच के transition के लिए animation या sound निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(5). Slide Show:

इस ribbon पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदर्शित होता हैं:

इन tools के द्वारा current presentation के slides किस प्रकार screen पर प्रदर्शित हो इसका निर्धारण करने के लिए करते हैं।

(6). Review:

इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार ribbon प्रदर्शित होता है:

इस ribbon के tools का उपयोग करके current presentation में type text spelling, grammer की जाँच करने, उसके विषय मे comment, reference इत्यादि लिखने एवं उसे सुरक्षा प्रदान करने का कार्य किया जाता है।

(7). View: 

इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार से इसका ribbon प्रदर्शित होता है :

इस ribbon के tools का उपयोग current presentation के प्रदर्शन को बदलने, presentation में ruler, guides document map इत्यादि को show hide करने के लिए किया जाता है उसे दो भागों में बांटकर एक साथ देखने और macro इत्यादि का उपयोग करने के लिए करते हैं।

(8). Developer:

यह menu Ms-Power Point 2007 में default में नही होता, इसे ‘Office’ menu के नीचे दिए ‘Power Point option’ button पर क्लिक करने के बाद ‘show development tab in the ribbon’ पर click करके प्रदर्शित करना होता है। इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदर्शित होता है:

इस ribbon के tools, presentation के slides में विशेष प्रकार के कार्य के लिए होते हैं। जैसे: visual basic components का उपयोग करने एवं उनके कार्य के लिए programming करने में उपयोग होयमता हैं।

(9). Format:

यह menu  MS-Power Point 2007 में हमेशा प्रदर्शित नही होता यह तभी प्रदर्शित होता हैं जब कोई text, object इत्यादि को select करते हैं। इस menu पर click करने पर निम्न प्रकार इसका ribbon प्रदर्शित  होता है:

इस ribbon के tools के द्वारा चुने गये text, object के format का निर्धारण कर सकते हैं 

Inserting Picture, Movie, Table in MS Power Point:

Presentation को आकर्षक एवं अधिक उपयोगी बनाने के लिए उसके slide में object, picture, sound, chart इत्यादि का उपयोग कर सकते हैं। हम Chart, Picture, Object, sound इत्यादि को slide में लाने के लिए निम्न कार्य करेंगे :

Insert Table:

Table insert करने के लिए “Insert” tab के अंतर्गत दिए ‘Table’ option पर click करते हैं जिससे नीचे के चित्र की तरह यह प्रदर्शित होता हैं :

Insert Picture:

Picture insert करने के लिए “Insert” tab के अंतर्गत दिए ‘Picture’ option का प्रयोग करते हैं। इस tab पर click करने पर यह नीचे के चित्र की तरह प्रदर्शित होता है :

इस ‘Picture’ पर click करने पर एक अन्य dialog box प्रदर्शित होता है जिसमें drive एवं folder को और उसके अंतर्गत दिए picture file को चुनकर, ‘Insert’ button पर click करते हैं।

Insert clip art:

clip art insert करने के लिए “insert” tab के अंतर्गत दिए ‘clip Art’ option का प्रयोग करते हैं। इस tab पर click करने पर यह नीचे के चित्र की तरह प्रदर्शित होता है :

इस ‘clip Art’ पर click करने पर right side में task pane प्रदर्शित होता है, जिसमें किसी भी topic पर clip art को search करते हैं तो वह नीचे के window में प्रदर्शित होता है जिसमें से इच्छा के अनुसार clip art पर right click करेंगे तो निम्न प्रकार list प्रदर्शित होगा :

‘Insert’ option पर click करते ही clip-art cursor के स्थान पर insert कर सकते हैं।

Insert Photo Album:

Photo album insert करने के लिए “Insert” tab के अंतर्गत दिए ‘Photo Album’ option का प्रयोग करते हैं इस ‘Photo Album’ पर click करने पर यह नीचे के चित्र की तरह प्रदर्शित होता है:

Photo album में एक picture जोंडने के लिए,  ‘New Photo Album…’ पर click करते हैं, जिसके एक अन्य dialog box प्रदर्शित होता है जिसमें drive एवं folder से आवश्यकता के अनुसार एक से अधिक picture file को select करके ‘Create’ button पर click करते हैं इसमें सभी photos को slides में insert करके photo album तैयार कर सकते हैं।

Insert a Chart:

chart insert करने के लिए “Insert” tab के अंतर्गत दिए ‘chart’ option का प्रयोग करते हैं। इस tab पर click करने पर यह नीचे के चित्र की तरह प्रदर्शित होता हैं:

इस ‘Chart’ पर click करने पर नीचे के चित्र की तरह एक अन्य dialog box प्रदर्शित होता है:

उपरोक्त dialog box के left side के window से chart का categories एवं right side के window से चुने गए group में दिए chart के प्रकार का चुनाव करते हैं। इसके बाद दिए गए ‘Ok’ button को click किया जाता हैं जिससे कि selected data के आधार पर default setting के अनुसार chart बन जाता है।

Power Point 2007 में chart insert करते ही इसके ribbon में तीन नए tab ‘Design’ ‘Layout’ और ‘Format’ जुड़ जाते हैं। जिनके अंतर्गत दिए options के द्वारा chart के type, color, style, row lable, background color, chart को worksheet के किस स्थान पर insert करना है इत्यादि का निर्धारण कर सकते हैं।

Transition Effect in MS PowerPoint:

slide transition में presentation के एक slide के show हो जाने के बाद उसके बाद slide की entry का निर्धारण कर सकते हैं। इसे उपयोग करने के लिए ‘Animation’ tab पर click किया जाता है जिसके बाद ‘Slide Transition’ group निम्न प्रकार प्रदर्शित  होता है:

इस ribbon के पहले भाग में दिए option पर click करके अगले slide के entry के लिए animation, sound, transition speed का निर्धारण कर सकते हैं एवं दूसरे भाग में अगले slide की entry, mouse/keyboard button को click करने पर होगा कि अपने आप आएगा और अपने आप आएगा तो उसमें समय कितना लग सकता है इसका निर्धारण कर सकते हैं

Tip : अगर निर्धारित setting को यदि presentation के सभी slide के entry के लिए apply करना चाहते हैं तो ‘Apply To All’ option पर click करना होता है।

Adding Audio and Video in MS PowerPoint:

Presentation के slide में movie या sound को insert करके presentation को और अधिक उपयोगी और आकर्षक बनाया जा सकता है। slide में movie या sound को insert करने के लिए “insert” tab के अंतर्गत ribbon के अंत मे नीचे के चित्र की तरह दो option प्रदर्शित होते हैं :

‘Movie’ option पर click करने पर निम्न प्रकार प्रदर्शित होता है :

इसके पहले option ‘Movie from File….’ पर click किया जाता है उसके बाद disk/drive में store किसी movie file (3gp, VCD, SVCD इत्यादि) को Insert कर सकते हैं, एवं दूसरे option ‘Movie form Clip Organizer….’ पर click करके MS-Office ले clip gallery में दिए गए movies को Insert कर सकते हैं।

‘sound’ option पर click करने पर निम्न प्रकार list प्रदर्शित होता है:

इसके पहले option ‘Sound from File….’ पर click करके disk/drive में store किसी sound file (mp3 इत्यादि) को Insert कर सकते हैं। दूसरे option ‘Sound from Clip Organizer….’ पर click करके MS-Office के clip gallery में दिए गए sounds को Insert कर सकते है। तीसरे option ‘Play CD को drive में लगाकर उसके किसी track को play कर सकते हैं एवं इसके चौथे option ‘Record Sound….’  पर click करते हैं तो sound recorder open हो जाता है जिसके ‘Record’ button पर click करके computer से जुड़े माइक के द्वारा किसी sound को record कर सकते हैं और उसे slide show के दौरान Play कर सकते हैं।

MS PowerPoint क्या हैं? [What is Microsoft PowerPoint in Hindi]

आपने क्या सीखा जानियें :

• MS PowerPoint क्या हैं?
• Introduction of MS PowerPoint के बारे में जाना। 
• Creating New Presentation in MS PowerPoint के बारे में जाना।
• Different Presentation Templates in MS PowerPoint के बारे में जाना।
• Setting Backgrounds in MS PowerPoint के बारे में जाना।
• Toolbar and Menu bar Function in MS PowerPoint: Home, Insert, Design, Animation, Slide Show, Review, View, Developer, Design.
• Insert Picture, Movie, Table in MS PowerPoint
• Setting Animation in MS PowerPoint के बारे में जाना।
• Transition Effect in MS PowerPoint के बारे में जाना।